專案管理-書信往來

不同部門間彼此需要專業上的協助，專案的簽呈也需要跨部門的審核和建議，所以會有會辦這過程，書信聯絡上該怎麼寫呢？想想我們在看法律文件時，經常看到茲⋯艦⋯悉知⋯想必各位覺得很老派吧？年輕人寫信一定要來一個表情符號再加個哈哈，讓彼此間的關係更近。只要東西講明，其他都應該還好吧？其實不然，一切都要用最差的情況去考量。

書信或是電子郵件已經是一個用來留存與舉證的工具，同事、上下間的溝通後都會再加一句「我等等寄信給你」。他不是怕忘記，而是要一份根據。我們寫的書信中甚至可能經過很多手，層層往上傳或是平輩之間傳，每個人對字間意義與看法都不一樣，為維持進展與關係，這件事是完全風險規避。簡言之，寫信，要寫成能給世界上每一位人都能看的語氣與內容。

再者就是溝通的效率。在初期寫信，我都是以短小篇幅文章為主，將要傳達的事情寫成作文形式的起承轉合，這樣的方式下語意通順且可以說明前後關係，文中又可以帶很多情感，但是工作上為求效率，我將文章轉成列點型式，簡短的一句話開頭後，後面即列點表明這封信件的目的，方便對方確定內容與回答問題。

工作上寫信的思維要轉，不同產業不同部門氣氛也需要有不同的因應，如同寫履歷一樣不能同樣一份履歷交付給所有公司，一切以客製化為重心。